Dia a Dia

Vantagens do arquivo bem feito – Parte 1

LUIZ GUILHERME WINTHER DE CASTRO

9 de Maio de 2022

Em 01 de novembro de 1991, uma sexta-feira, no cardeno “Empresas” do jornal O Estado de São Paulo, fui contemplado com a publicação de um texto que enviei para o jornal, após acordado com a responsável pela coluna. Coube tudo numa só página. Aqui, precisaremos de duas publicações, por conta do espaço destinado à coluna. Resolvi publicá-lo neste jornal, apesar do artigo já ter trinta e hum anos. O assunto ainda é muito atual, pois diz respeito à organização das empresas e escritórios, mas que também pode ser importante para os arquivos pessoais de cada um. Presenciei muitos dissabores não só nas organizações de meus clientes, na época, como até na vida pessoal de alguns. Eu tive, durante 20 anos em São Paulo, um pequeno escritório de contabilidade, além de ter sido, por 08 anos, professor no antigo ginásio comercial e no curso de técnico em contabilidade. Lecionei Prática de Escritório e Prática de Comércio, no ginásio. Contabilidade Geral, Contabilidade Comercial e Organização e Técnica Comercial, no curso de contabilidade. Tudo isso, na década de 60 e 70.

Bem, vamos ao texto, com algumas modificações ou correções que se fizeram necessárias, incluindo desvios gramaticais ou de escrita, ortografia atual e melhora de estilo e compreensão.

Um dos grandes males que afligem, principalmente, as pequenas e médias empresas é a desorganização dos arquivos. Como guardar documentos, papéis, é trabalho que pode ficar para depois e muitas vezes eles precisam passar por outras seções ou departamentos, no final do percurso acabam sendo arquivados, não raras vezes, por pessoas inexperientes e que desconhecem a importância do arquivo. Na hora que se precisa de um documento qualquer recorre-se ao arquivo e é quando se percebe a importância do mesmo. Principalmente, quando ele não funciona. Não é raro desaparecem documentos dentro da empresa sem nenhuma explicação plausível para isso. Nunca há culpados ou responsáveis, todos têm suas explicações ou desculpas. O empresário, no final, é quem assume as consequências.

Algumas vezes, a direção da empresa é a maior culpada, mesmo! Preocupa-se somente com o setor produtivo e comercial e relega a segundo plano outros serviços administrativos.

Uma empresa é como o corpo humano. Tudo tem sua razão de ser e o funcionamento perfeito de todos os órgãos e membros é que nos dá uma vida sadia e feliz. Principalmente, a saúde da cabeça, onde está o cérebro que tudo dirige ou governa. Portanto, tudo dentro de uma empresa, tem o seu valor e seus objetivos. Os setores estão, de alguma forma, interligados. O que vale é saber avaliar a importância e a necessidade de cada tarefa dentro da empresa e colocar cada uma no seu devido lugar.

Com relação ao arquivo, não é demais lembrar que há legislação exigindo guardar, por determinado período, todos documentos da empresa, fiscais, contábeis, trabalhistas e outros mais. Devem ser organizados por espécie, em ordem cronológica e que estejam à disposição dos agentes do governo.

Esses agentes, muitas vezes, são premiados, ao exercerem suas funções, com pacotes, caixas de papelão ou pastas de arquivo contendo os documentos solicitados. Por vezes, guardados de forma desorganizada , sem nenhum critério, sujos, rasgados e em más condições de manuseio. Isso, já predispõe o funcionário do governo contra a empresa e ele já passa a duvidar de sua organização, de sua eficiência e às vezes, até mesmo da boa-fé da direção da mesma. Ocorre, e não é raro, que tais empresas chegam a sofrer autuações por não conseguirem apresentar a documentação solicitada de forma adequada e até por não localizarem documentos, tamanha a “bagunça”. Quando isso acontece, o clima de “bronca” se instala na empresa e a caça aos culpados se intensifica. Se a situação é antiga, alguns culpados já nem mais pertencem aos quadros de funcionários. Às vezes, nem culpados são, mas como já estão longe, que tal transferir-lhes a culpa? Assim, dentro da empresa, fica tudo como está: “o dito pelo não dito”. Fica todo mundo “limpo e sem culpa no cartório”. Quais seriam as consequências?